كيف تُنهي عملك، قضمةً تلو الأخرى

 "كيف يمكنك أن تلتهم فيلاً؟ قضمةً تلو الأخرى."

 إذا سبق لك يوماً أن ركضت لأكثر من عدة أميال، فإنك على الأرجح تفهم لِمَ تحتاج إلى أن تضبط سرعتك بحيث لا تتعب. فإن العدّائون الذين يركضون بسرعتهم القصوى في بدء السباق سوف يصابون بالإنهاك قبل وصولهم لخط النهاية بكثير. ونفس المبدأ يسري عندما تحاول أن تنتهي من إنجاز عملٍ ما. أحد الحلول لضبط تقدمي في العمل والذي وجدته فعّالاً بشدة هو الحفاظ على قوائم مهام أسبوعية/يومية.

قوائم المهام الأسبوعية/اليومية (WD) 

إن المبدأ وراء قائمة المهام الأسبوعية/اليومية بسيط:

• في نهاية الأسبوع، أُكتب قائمة تحتوي كل ما تريد إنجازه.
• في نهاية اليوم، أُكتب قائمة تحتوي على الأجزاء التي تريد إنجازها غداً من القائمة الأسبوعية.

بعد انتهائك من قائمتك اليومية، عليك التوقف. لا تعمل على المزيد من المشاريع أو المهام. لديك ما تبقى من اليوم لتسترخي. وبعد انتهائك من القائمة الأسبوعية، فإنك قد أتممت عمل الأسبوع. هذا يُعني أنك إذا ما انتهيت بحلول عصر يوم الخميس، فإنك لا تبدأ في العمل مُجدّداً حتى صباح يوم الأحد.

بالرغم من أن هذا الأسلوب قد يبدو بديهياً (وهو كذلك)، إلّا أن هناك عددٌ من المميزات الرئيسية في استخدام نظام (WD) مُقارنةً بمنهجية (Getting Things Done) التي تدعو إلى الإحتفاظ بقوائم للفعل التالي أو المشروع التالي.

ما الذي يجعل قوائم المهام الأسبوعية/اليومية رائعة؟

بعد استخدامي لهذه الطريقة لعدة أشهر، وجدت أنها أفضل من بقية الأنظمة في عدة مناطق أساسية:

1. إن نظام WD يدير طاقتك:

 

إن المشكلة لا تكمن في نفاد الوقت، بل نفاد الطاقة. قد تملك 24 ساعة في اليوم، ولكن الكثير منها يُستهلك في الأكل، والنوم، والاسترخاء بعد عدة ساعات من العمل المُرهق. إن أي نظام للإنتاجية لا يأخذ ذلك في الحُسبان هو نظامٌ لا يعمل.

بدلاً عن ذلك، فإن النظام الأسبوعي/اليومي يقسم أعمالك إلى أجزاء يمكن إدارتها. بدلاً من أن أحاول إنهاء كل شئ كل يوم، أنا فقط أنهي قائمتي اليومية. والأمر ذاته يسري على الأسبوع بأكمله. مع نظام WD إنك تنتهي من أقصى قدر ممكن من العمل، بينما تترك لنفسك وقتاً لتسترخي وتستمتع بعدم الإنتاجية الإنتقائي.

 

2. إن نظام WD يوقف التسويف:

يمكن للتسويف أن يحدث عندما ترى جبل العمل من أمامك، ولا يمكنك تصور الانتهاء منه بسهولة. من خلال تقسيم قائمة مهامك إلى قوائم يومية، فإن مشروعاتك التي بحجم الفيل يمكنها التحول إلى مهام بحجم القضمة.

 

3. إن نظام WD يجعلك مُبادراً:

إن النظام الذي اتبعته لعدة سنوات قبيل تطبيق هذا الأسلوب كان استخدام قائمة مهام يومية. للأسف، وجدت أن هذا الأسلوب جعلني أغفل مهاماً أكبر لم تكن عاجلة. عندما تكون لديك عشرة بنود على قائمة مهامك، فإن إضافة مهمة حادية عشر لليوم لا يبدو جذاباً.

ولكنك بينما تكتب القائمة الأسبوعية، تكون في إطار ذهني مختلف. عندما تكون لديك ستة أيام لتنهي كل شئ (بافتراض أنك تأخذ أجازة أسبوعية)، فإنه يصبح من الأسهل أن تقوم بهذه المهام المهمة ولكن غير العاجلة.

 

 4. إن نظام WD يحميك من الاحتراق:

 لقد كتبت سابقاً عن المرة التي أثقلت فيها جدولي خطأً الأسبوع الماضي. إن استخدام نظام المهام الأسبوعية/اليومية حماني من الاحتراق أو الشعور بالضغط، بالرغم من أني كنت أتعامل مع ضعفي أو ثلاثة أضعاف أعباء العمل. من خلال تقسيم عملي إلى مُجمل أسبوعي ومقادير يومية، يمكنني التركيز على القضمة التالية، بدلاً من الفيل كله.

 

كيف تستخدم قائمة مهام أسبوعية/يومية

قد يبدو عنوان هذا القسم شارحاً لذاته. دوِّن قائمتك الأسبوعية وقوائمك اليومية، أنهها، ثم كرر ذلك. لكن بعد استخدام هذا النهج لعدة شهور، هنالك عدة خبايا ربما أحببت الإطلاع عليها.

ركز على القائمة اليومية

 

 إن الهدف من القائمة الأسبوعية هو أن تكون نقطة البداية لكتابة القوائم اليومية. بعد أن تكون قد اجتزأت القطعة التي تريد التعامل معها غداً، فإن المهام الأخرى في الأسبوع لا ينبغي أن تشغل عقلك. يمكنك تصور أنها غير موجودة، كما لو كانت المهام الوحيدة في العالم هي مهام الغد.

إن هذا النهج هو طريقة عظيمة لتهدئة التوتر. من السهل أن تقلق بحيال الكيفية التي ستنهي بها كل شئ. ولكن عندما يتحول "كل شئ" إلى سبعة أو ثمانِية مهام غداً، يصبح أسهل في إدارته. 

 

 لا تتوسع في القوائم

إذا انتهيت من قائمتك اليومية أو الأسبوعية في وقت مبكر عن الوقت الذي توقعته، قد تغريك فكرة التوسع. لِمَ لا تضيف أنشطةً إضافية بسيطة، لديك الوقت، صحيح؟

تلك فكرة سيئة لأنها تمنعك من التركيز على القائمة اليومية. بمجرد خلقك لاحتمالية التوسع، سيتحول "كل شئ" من كونه المهام التي ستنتهي منها غداً، مُجدداً إلى قائمة مهامك اللانهائية. وسيتبع ذلك التوتر والتسويف.

بالتأكيد، سوف تجد أوقاتاً تحتاج فيها إلى عمل تعديلات. مهام اللحظة الأخيرة التي تحتاج إلى إلحاقها بقائمتك. ولكن حاول أن تتجنب التوسع في قائمتك فقط لأن لديك وقت فراغ.

قم بإجراء مراجعة شهرية

توجد جزئية واحدة يتجاهلها نظام WD ألا وهي القائمة الشهرية. هنالك بعض المشاريع والأنشطة التي قد تكون كبيرة جداً/غير ملحة لدرجة أنه من الممكن إهمالها في القائمة الأسبوعية. للأسف، إن الإبقاء على قائمة شهرية لهو مجهود أكبر مما يستحق. من الصعب التنبؤ بكل المهام الصغيرة التي سوف تحتاج إلى إنجازها قبلها بشهر، لذلك فهي تصبح غير ذات صلة بالنسبة لقوائمك الأسبوعية.

عوضاً عن ذلك أنا أفضل إجراء مراجعة شهرية دورية. في هذه المراجعة، أقوم باختيار عدة مشروعات أكبر أريد إنجازها هذا الشهر. يمكنني أن أضعها في الاعتبار عندما أكتب قوائمي الأسبوعية.

إن قائمة المهام الأسبوعية/اليومية ليست معقدة. ولا ينبغي أن تكون الحياة معقدة حتى تعمل. جرب إستخدام نظام WD لمدة شهر. يمكنك تحضير قوائمك بقلم رصاص وورقة أو أن تستخدم أداتي المفضلة قائمة Ta-Da. ماذا لديك لتخسره؟

ملحوظات المترجم: *الحرفين WD هما إختصار لـ weekly و daily بمعنى "أسبوعي" و"يومي" على التوالي.

**نظام Getting Things Done أو GTD هو نظام إنتاجية وإدارة وقت مشهور أسسه "David Allen" والعبارة تعني حرفياً "الإنتهاء من الأشياء" أو "الإنجاز".

***كلمة Ta-Da تُستخدم في الإنجليزية في سياق مفاجأة شخص لشخص آخر، واستخدمها الكاتب كتحريف لكلمة To-Do List أي قائمة المهام.

المترجم: محمد هانئ حلمي ثريا 

المقال باللغة الإنجليزية:  How to Finish Your Work, One Bite at a Time